Gerenciamento de Projetos: Planejamento

Os projetos bem sucedidos são aqueles que contêm desde o seu início um bom planejamento - nisso todos hão de concordar. Entretanto, a questão que muitas vezes leva o planejamento a ser abandonado ao longo do projeto, é a falta de disciplina e persistência em manter esse processo de análise constante dos recursos alocados ao projeto, e não o que poderíamos chamar de “camisa de força”, que trava o andamento projeto.

Abandona-se e parte-se para o “jeitinho de tocar as coisas, dizendo que no final tudo dará certo”.

A questão que se põe é: a que preço as organizações podem por em risco os seus negócios sem que antecipadamente façam-se as devidas previsões quanto ao resultado final do projeto?

Por vezes o planejamento é deixado de lado pela falta de conhecimentos de como utilizar de forma correta os processo e técnicas de planejamento. Outrossim, sabe-se que não se pode controlar aquilo que não se tem idéia de onde se quer chegar (planejar).

Plano de Execução do Projeto

O processo de planejamento é o conjunto de atividades em que o gerente do projeto e sua equipe trabalham na previsão de todas as tarefas que terão pela frente até o encerramento do projeto. O resultado do processo de planejamento do projeto deve ser registrado num documento, o Plano de Execução do Projeto, que descreva aos detalhes possíveis o que for necessário para a compreensão da alocação de seus recursos: pessoas, processos de trabalho e sistemas. O conteúdo e formato do plano dependerão muito da capacidade de abstração, previsibilidade e decisão de controlar o projeto.

O plano não deve ser apenas um documento feito para que a diretoria da organização interna e do cliente possam ver o quanto a equipe de projeto é capaz de detalhar o projeto, mas sim um documento “vivo” que seja revisto na medida em que o projeto avance e, que por sua análise possibilite, a correção dos rumos do projeto.

Alguns elementos importantes da constituição do Plano de Execução do Projeto são:

1) Estrutura Analítica do Projeto (EAP): também conhecida por WBS (Work Breakdown Structure), é uma ferramenta importante para se identificar:
O que deve ser feito; Quem vai fazer o que; Quanto tempo leva para realizar; Quanto custa a tarefa.

O WBS tem por finalidade entender o projeto como um todo através de suas partes e ajuda ainda a: Fornecer uma ilustração detalhada do escopo do projeto;
Criar estimativas precisas de custos e cronograma;
Montar equipes de projeto;
Monitorar o progresso (cada tarefa é uma unidade mensurável do trabalho).

Cada elemento da estrutura do WBS recebe um peso equivalente ao que representa de progresso físico ou financeiro do total do projeto ou do empreendimento. Esse balanço de representação dos pesos é um bom caminho para verificar a usabilidade do WBS.

Existem diversas maneiras de se definir uma EAP de um projeto. A figura a seguir apresenta um exemplo de “quebra de trabalho” de um projeto de infra-estrutura de um site de telecom.

2) Estrutura Organizacional do Projeto

Também conhecida como OBS (Organization Breakdown Structure). A OBS define a equipe de gestão do projeto, distribuindo num primeiro nível as áreas funcionais e seus responsáveis. As disciplinas mais comuns numa implantação de teleco podem ser identificadas por:

Gerente do Projeto: Função e cargo que representa e responde de forma geral pelos resultados do projeto.
Engenharia: Função responsável pela definição das soluções técnicas do projeto, aquilo que se chama de “projetos” de engenharia. Por vezes, esta função pode ser dividida por sub-áreas de conhecimento (civil, IT, elétrica e teleco).
Construção ou Implantação: Função que tem por responsabilidade a coordenação da implantação física do projeto (trabalho de campo).
Suprimentos e Logística: Função que tem por responsabilidade a coordenação das contratações de serviços e compra de equipamentos e matérias, garantindo os fornecimentos ao tempo de cada etapa de implantação.
Controle doProjeto: Função que tem por identificação “controle”, mas que comumente é responsável pelo planejamento, programação e controle dos recursos alocados ao projeto, sejam eles de natureza físico e financeira.

Além dessas disciplinas, a depender da complexidade do projeto, pode haver outras funções de apoio ao projeto de implantação de telecom, tais como: comunicação, risco, qualidade, segurança e meio ambiente.

É muito comum haver na organização, para melhor utilização de seus recursos, como parte de seu staff, um grupo que dá apoio a estas funções para todos os projetos; através de uma modalidade do conceito de Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO).

3) Matriz de Responsabilidade

Definidas a WBS e a OBS, a equipe de gestão do projeto deve fazer o cruzamento das tarefas definidas na WBS versus os seus responsáveis. Essa matriz, normalmente uma tabela, apresenta uma coluna das tarefas e outras colunas com as entidades funcionais do projeto, incluindo aqui uma identificando o cliente.

É possível então verificar se nenhuma tarefa ficou sem um responsável. Evita-se, ou melhor, minimizam-se os imprevistos quanto a não se saber quem é responsável pelo que. As divisões de responsabilidade devem ser identificadas por: I – quem deve prover a informação para aquela tarefa; R – quem é o responsável pelo produto daquela tarefa; A – quem aprova aquela tarefa.

4) Programação da Rede de Precedência de Atividades

Até aqui o Plano de Execução tratou de definir todas as tarefas, duração e seus responsáveis. Agora é a vez de verificar todas essas atividades no tempo, para enfim se certificar que o projeto ocorrerá no prazo estipulado.

Para a programação é importante a discussão e elaboração de um fluxo geral da implantação, identificando o encadeamento das principais atividades e marcos (milestone) do projeto. Este fluxo pode ser feito num desenho utilizando uma ferramenta de representação de fluxos de trabalho.

Definido o fluxo geral com a equipe de projeto, a coordenação de planejamento e controle poderá então realizar a programação de rede de precedências de atividades, para tanto utilizando sistemas disponíveis no mercado.

O técnico de programação da rede fará a alocação das tarefas e recursos, após um processo interativo de discussões se chegará ao cronograma base (base line) do projeto. A figura 2 ilustra o resultado da programação de uma rede de precedência, utilizando o MS-Project.

As tarefas devem ser listadas então em relatórios semanais, que serão distribuídas para cada coordenação do projeto, em que se verifica a programação de sua equipe. Se o resultado da programação da rede não for feito de forma racional e objetiva, é comum que os projetos fiquem apenas no base line e não haja mais o cuidado de ajustar o planejamento e programação da rede de atividades.

Fonte: http://www.teleco.com.br/tutoriais/tutorialgproj/pagina_3.asp